Politique de confidentialité

Cette politique explique quelles données personnelles PDFVelora collecte sur pdfvelora.com, pourquoi, combien de temps nous les conservons et quels sont vos droits. Nous collectons le moins possible : de nombreux outils fonctionnent entièrement dans votre navigateur, et les fichiers que nous recevons sont supprimés automatiquement au bout de quelques heures, sauf si vous choisissez de les conserver.

Qui sommes-nous ?

PDFVelora est exploité par Amine AIT EL GHACHI, personne physique établie à Rabat, Maroc. Nous sommes le responsable du traitement des données personnelles décrites dans cette politique. Pour toute question concernant vos données, écrivez à pdfvelora@gmail.com. Vous trouverez plus d'informations dans nos mentions légales.

Les données que nous collectons

Si vous utilisez PDFVelora sans compte

• Un identifiant d'invité : un identifiant aléatoire placé dans un cookie signé, qui vous relie à vos fichiers et à vos tâches et compte vos tâches gratuites de la journée.
• Les fichiers que vous importez et les résultats que nous produisons, pour les outils qui fonctionnent sur nos serveurs (voir « Vos fichiers » ci-dessous).
• Votre adresse IP, utilisée brièvement pour limiter les abus (voir « Données techniques »).

Si vous créez un compte

• Votre adresse e-mail, et votre nom si vous l'indiquez.
• Votre langue ainsi que votre offre et l'état de votre abonnement.
• Les données de connexion : les sessions qui vous gardent connecté, et les codes et liens que nous vous envoyons par e-mail pour vous connecter ou confirmer une modification.
• Si vous vous connectez avec Google : Google nous transmet votre nom, votre adresse e-mail et votre photo de profil, et nous conservons les jetons de connexion émis par Google. Google ne le fait que si vous choisissez cette option.

Ce que vous créez avec PDFVelora

Selon les fonctionnalités que vous utilisez, nous conservons :

• les fichiers que vous enregistrez dans Mes documents, vos dossiers et les liens de partage que vous créez (nous ne conservons qu'une empreinte de chaque lien, et de son mot de passe si vous en définissez un) ;
• les signatures et initiales que vous enregistrez pour les réutiliser ;
• le travail non enregistré dans l'éditeur de PDF ;
• les contrats que vous créez à partir d'un modèle, et les brouillons de formulaires administratifs que vous choisissez d'enregistrer (les brouillons de formulaires sont chiffrés, car ils peuvent contenir des numéros d'identification) ;
• vos questions et les réponses de l'outil Discuter avec un PDF, ainsi que les passages de texte extraits du document pour y répondre ;
• les transcriptions de vos enregistrements.

Demandes de signature

Lorsque vous envoyez un document à signer, nous conservons le document, son titre et son message, les champs que vous placez ainsi que le nom et l'adresse e-mail de chaque signataire. Pour chaque signataire, nous enregistrons ce qu'il remplit (images de signature, texte, dates) et une piste d'audit de chaque étape : l'heure, l'adresse IP, le navigateur (user agent) et une empreinte (SHA-256) du document, ainsi que le motif d'un éventuel refus. Si quelqu'un vous demande de signer un document, c'est l'expéditeur qui nous a communiqué votre nom et votre adresse e-mail.

Données d'utilisation

Nous enregistrons l'outil utilisé et la date, ainsi que des quantités comme le nombre de pages, de crédits IA ou de minutes audio, afin d'appliquer les limites de votre offre. Pour les outils d'IA, nous enregistrons le modèle utilisé et le nombre de jetons, pas le contenu. Pour les outils qui fonctionnent dans votre navigateur, nous enregistrons seulement qu'une tâche a eu lieu, pour la décompter de votre limite quotidienne.

Paiements

Les paiements sont gérés par Paddle.com, notre revendeur et marchand officiel (merchant of record). Paddle collecte vos données de paiement et de facturation (comme vos nom, adresse e-mail, pays et moyen de paiement) et les traite en tant que responsable de traitement indépendant, selon sa propre politique de confidentialité. Nous ne voyons ni ne conservons jamais votre numéro de carte. Nous conservons l'identifiant de votre fiche client Paddle et les détails de votre abonnement : offre, état, périodicité, période de facturation et, pour l'offre Business, le nombre de postes.

Équipes

Si vous souscrivez à l'offre Business, nous conservons les adresses e-mail des personnes à qui vous attribuez un poste, ainsi que leur rôle dans l'équipe.

Lorsque vous nous contactez

Si vous nous écrivez au moyen du formulaire de contact, nous conservons votre nom, votre adresse e-mail, l'objet et la catégorie que vous choisissez, vos messages et nos réponses, ainsi que, si vous êtes connecté, le compte depuis lequel la demande a été envoyée. Nous répondons par e-mail, avec un lien qui vous permet de suivre la demande et d'y répondre. Si vous nous écrivez directement par e-mail, nous conservons votre message pour traiter votre demande.

Données techniques

Nos serveurs utilisent votre adresse IP pour limiter le nombre de requêtes (par exemple les tentatives de connexion, les importations ou les téléchargements de fichiers partagés) ; ces données expirent au bout d'une heure au maximum. Nos serveurs conservent également des journaux techniques, comme des messages d'erreur, qui contiennent principalement des identifiants internes. Lorsqu'un problème survient sur le site ou pendant le traitement d'un fichier, un rapport d'erreur est envoyé à Sentry pour que nous puissions le corriger. Il contient le type d'erreur et l'endroit de notre code où elle s'est produite, la page ou la fonctionnalité concernée (sans la partie secrète des liens ni les valeurs figurant dans les adresses web), votre navigateur et votre système d'exploitation, et la version de PDFVelora. Les rapports d'erreur ne contiennent jamais vos fichiers, leur nom ou leur contenu, ce que vous saisissez dans les formulaires, vos cookies ou votre adresse e-mail, et ils sont envoyés sans votre adresse IP. Nous n'utilisons aucun outil publicitaire.

Statistiques d'utilisation (uniquement avec votre consentement)

Si vous acceptez la catégorie « Mesure d'audience » dans le bandeau cookies, nous mesurons l'utilisation de PDFVelora avec PostHog : les pages que vous consultez et la page d'où vous venez (sans la partie secrète des liens ni les valeurs figurant dans les adresses web), votre navigateur, votre type d'appareil et la taille de votre écran, ainsi que des événements comme le lancement d'un outil, la réussite ou l'échec d'une tâche (avec l'outil et le code d'erreur), le téléchargement d'un résultat, le début d'un paiement, le démarrage d'un abonnement, l'envoi d'une demande de signature (avec le nombre de signataires) et la création d'un compte. Si vous êtes connecté, ces statistiques sont rattachées à l'identifiant interne de votre compte, jamais à votre adresse e-mail ni à votre nom. Nous n'envoyons jamais à PostHog vos fichiers, leur nom ou leur contenu, ni ce que vous saisissez. Nos serveurs transmettent ces statistiques à PostHog sans votre adresse IP. Rien n'est envoyé à PostHog, et aucun de ses cookies n'est déposé, tant que vous n'avez pas accepté ; vous pouvez retirer votre consentement à tout moment grâce au lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page, ce qui arrête la mesure et supprime le cookie et les données de PostHog de votre navigateur.

Journal de sécurité

Nous tenons un journal des événements liés à la sécurité : connexions et déconnexions, création du compte et modifications de votre compte (comme un changement d'adresse e-mail), exportations de données, demandes de suppression et suppressions de compte, création et révocation de liens de partage, nouvelles demandes d'assistance, modifications de votre abonnement et actions effectuées par nos administrateurs. Chaque entrée indique ce qui s'est passé, quand, le compte concerné, l'adresse IP et le navigateur (user agent). Les entrées ne contiennent jamais le contenu de vos fichiers, vos mots de passe ni ce que vous saisissez dans les formulaires.

Comment et pourquoi nous utilisons vos données

• Pour fournir le service que vous demandez (exécution du contrat qui nous lie) : créer et gérer votre compte, traiter vos fichiers, conserver ce que vous enregistrez, envoyer les demandes de signature et les liens de partage, et envoyer les e-mails nécessaires au service (codes de connexion, confirmations, notifications de demandes de signature et rappel avant le renouvellement de votre abonnement).
• Pour facturer les offres payantes (contrat), et pour tenir nos registres comptables et fiscaux (obligation légale).
• Pour assurer la sécurité et l'équité de PDFVelora (notre intérêt légitime) : analyse antivirus des fichiers importés, limitation des requêtes et application des limites des offres, prévention des abus et de la fraude.
• Pour tenir un journal de sécurité (notre intérêt légitime) : protéger les comptes, détecter les fraudes et les utilisations abusives et enquêter à leur sujet, et constater, exercer ou défendre des droits en justice.
• Pour fournir une piste d'audit fiable des signatures (contrat, et intérêt légitime des expéditeurs et des signataires à pouvoir prouver qui a signé quoi et quand).
• Pour répondre à vos messages et à vos demandes d'assistance (notre intérêt légitime, ou le contrat si votre message concerne votre compte ou votre abonnement).
• Pour détecter et corriger les erreurs (notre intérêt légitime à fournir un service fiable et sûr) : rapports d'erreur envoyés à Sentry.
• Pour comprendre l'utilisation de PDFVelora et l'améliorer (votre consentement, donné dans le bandeau cookies) : statistiques d'utilisation mesurées avec PostHog.
• Pour respecter la loi (obligation légale), par exemple lorsqu'une autorité l'exige légalement.

Lorsque nous nous fondons sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment. Nous ne vendons pas vos données, nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires et nous n'utilisons pas vos fichiers pour entraîner des modèles d'IA.

Vos fichiers et leur durée de conservation

Outils qui fonctionnent dans votre navigateur

De nombreux outils traitent votre fichier directement dans votre navigateur : le fichier n'atteint jamais nos serveurs. Certains outils traitent les petits fichiers dans votre navigateur et envoient sur nos serveurs les fichiers plus volumineux, ou ceux que le navigateur ne peut pas ouvrir.

Fichiers envoyés sur nos serveurs

Les fichiers importés sont envoyés directement vers notre stockage de fichiers au moyen de liens de courte durée. Chaque fichier importé est analysé par l'antivirus ClamAV, qui fonctionne sur nos propres serveurs ; un fichier infecté ou impossible à analyser est supprimé. Les fichiers sont ensuite traités par nos propres serveurs, chaque tâche dans un processus de traitement isolé ; les outils qui n'ont pas besoin d'Internet s'exécutent sans accès au réseau. Si vous nous donnez un lien au lieu d'un fichier (par exemple pour convertir une page web ou transcrire un enregistrement), nos serveurs le téléchargent.

Durées de conservation

Un nettoyage automatique s'exécute plusieurs fois par heure : les fichiers expirés sont donc supprimés peu après le délai indiqué.

Partage

Toute personne disposant d'un lien de partage peut télécharger le fichier. Pour les documents de Mes documents, vous pouvez protéger un lien par un mot de passe, le faire expirer au bout de 1, 7 ou 30 jours et le révoquer à tout moment. Un lien vers un résultat non enregistré cesse de fonctionner lorsque le fichier expire.

Suppression de votre compte

Vous pouvez supprimer votre compte depuis vos paramètres. Nous vous envoyons par e-mail un lien de confirmation, valable 60 minutes. Dès que vous confirmez, votre compte est supprimé : votre abonnement payant est résilié immédiatement chez Paddle, et vous n'êtes donc plus prélevé (le reste de la période payée n'est pas remboursé automatiquement : voir notre politique de remboursement), vos fichiers stockés sont supprimés de notre stockage, et les demandes de signature que vous avez envoyées, leurs pistes d'audit et le reste des données de votre compte sont supprimés. Les données d'utilisation sont conservées sans aucun lien avec votre compte. Les entrées du journal de sécurité concernant votre compte, y compris la suppression elle-même, sont conservées jusqu'à la fin de leur durée de conservation, sans adresse IP ni navigateur. Les demandes d'assistance que vous avez envoyées sont conservées jusqu'à la fin de leur durée de conservation, avec le nom et l'adresse e-mail que vous y avez indiqués, mais ne sont plus rattachées à un compte. Les copies déjà envoyées à d'autres personnes, comme les documents signés transmis par e-mail aux signataires, restent en leur possession, et Paddle conserve ses propres registres de paiement.

Fonctionnalités d'IA

Discuter avec un PDF, Résumer un PDF, Traduire un PDF, l'Assistant de rédaction IA et le Résumé IA d'une transcription utilisent des modèles d'IA tiers. Discuter avec un PDF, Résumer un PDF, Traduire un PDF et l'Assistant de rédaction IA indiquent, à côté de leur bouton, ce qu'ils envoient et à qui. Pour toutes les fonctionnalités d'IA, rien n'est envoyé avant que vous cliquiez sur leur bouton. Nous envoyons le texte du document, jamais le fichier lui-même.

• Résumer un PDF et Traduire un PDF envoient le texte du document à Claude, d'Anthropic.
• Discuter avec un PDF envoie le texte du document à Voyage AI pour l'indexer. Ensuite, pour chaque question, la question, les messages récents et les passages les plus pertinents (ou le texte entier d'un document court) sont envoyés à Claude, d'Anthropic.
• L'Assistant de rédaction IA envoie le texte que vous saisissez à Claude, d'Anthropic. Si vous y ouvrez un fichier, celui-ci est lu dans votre navigateur et seul son texte est envoyé.
• Le Résumé IA d'une transcription envoie la transcription à Claude, d'Anthropic.

La transcription elle-même s'effectue sur nos propres serveurs, avec des modèles open source de reconnaissance vocale (Whisper) et de détection des locuteurs (pyannote) : l'enregistrement n'est pas envoyé à un fournisseur d'IA.

Les réponses de l'IA peuvent être erronées : vérifiez les informations importantes dans votre document.

Avec qui nous partageons vos données

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, qui traitent des données pour notre compte afin de faire fonctionner PDFVelora :

• Notre hébergeur, [à compléter] : les serveurs qui font fonctionner le site, la base de données et le traitement des fichiers.
• Cloudflare (R2) : stockage des fichiers importés et des résultats.
• Resend : envoi de nos e-mails.
• Paddle (Paddle.com Market Limited) : revendeur et marchand officiel des offres payantes (paiement, factures, taxes de vente). Pour les données de paiement, Paddle agit en tant que responsable de traitement indépendant, selon sa propre politique de confidentialité.
• Anthropic : le modèle d'IA Claude, pour les outils d'IA décrits ci-dessus.
• Voyage AI : indexation des documents pour Discuter avec un PDF.
• Sentry (Functional Software, Inc., États-Unis) : rapports d'erreur du site et du traitement des fichiers, stockés dans l'Union européenne (Francfort, Allemagne).
• PostHog (PostHog Inc.) : statistiques d'utilisation, uniquement si vous acceptez les cookies de mesure d'audience, stockées dans le cloud européen de PostHog (Francfort, Allemagne).

Si vous choisissez de vous connecter avec Google, Google traite votre connexion conformément à sa propre politique de confidentialité.

Des données sont également partagées avec d'autres personnes lorsque vous le demandez : les signataires de vos demandes de signature (ils voient le document, et chaque participant reçoit le document signé avec sa piste d'audit), les personnes à qui vous envoyez un lien de partage, et les membres d'une équipe Business, qui peuvent voir les fichiers enregistrés dans l'espace partagé de l'équipe.

Nous pouvons également communiquer des données lorsque la loi l'exige, par exemple pour répondre à une demande légale d'une autorité.

Transferts internationaux

Certains de nos sous-traitants peuvent traiter des données hors de votre pays, y compris hors de l'Espace économique européen, par exemple aux États-Unis. Lorsque la loi l'exige, ces transferts reposent sur des garanties appropriées, comme une décision d'adéquation ou les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne. Vous pouvez nous demander plus d'informations à pdfvelora@gmail.com.

Sécurité

• Les connexions à PDFVelora sont chiffrées en HTTPS (TLS).
• Les liens d'importation et de téléchargement ont une courte durée de validité (15 minutes pour importer, 5 minutes pour télécharger).
• Chaque fichier importé fait l'objet d'une analyse antivirus avant de pouvoir être utilisé.
• Les fichiers sont stockés dans Cloudflare R2, qui chiffre toutes les données stockées (AES-256).
• Les brouillons de formulaires enregistrés, les images de signature enregistrées et les valeurs remplies par les signataires sont en outre chiffrés par notre application (AES-256-GCM).
• Les documents sont traités dans des processus de traitement isolés, et les outils qui n'ont pas besoin d'Internet s'exécutent sans accès au réseau.
• Les événements liés à la sécurité sont enregistrés dans un journal de sécurité (voir « Journal de sécurité » ci-dessus).
• Les liens de partage, les liens des signataires et les liens de confirmation ne sont conservés que sous forme d'empreintes, et les mots de passe des liens de partage sont hachés.
• Les fichiers ne sont accessibles qu'au compte ou à la session invité qui les a créés, sauf si vous les partagez.

Aucun système n'est parfaitement sûr, mais nous nous efforçons de protéger vos données et de limiter ce que nous conservons.

Vos droits

Selon la loi qui vous est applicable, notamment le RGPD, vous disposez du droit :

• d'accéder à vos données personnelles et d'en obtenir une copie ;
• de rectifier des données inexactes ;
• d'effacer vos données ;
• de limiter l'utilisation que nous en faisons ;
• de vous opposer à un traitement fondé sur notre intérêt légitime ;
• de recevoir vos données dans un format portable (portabilité) ;
• de retirer votre consentement à tout moment, lorsque nous nous fondons sur celui-ci.

Pour obtenir une copie de vos données (droit d'accès et portabilité), connectez-vous, ouvrez Tableau de bord → Paramètres, puis choisissez « Télécharger vos données » : vous recevez un fichier ZIP contenant les données de votre compte au format JSON, ainsi que vos documents enregistrés, vos signatures enregistrées et vos documents signés finalisés.

Vous pouvez également faire une grande partie de ces démarches vous-même : modifier votre adresse e-mail dans vos paramètres, supprimer des fichiers, des signatures, des contrats et des brouillons, et supprimer votre compte. Pour toute autre demande, écrivez à pdfvelora@gmail.com. Nous pouvons vous demander de justifier de votre identité, et nous répondons dans les délais prévus par la loi (en général un mois selon le RGPD).

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle, par exemple l'autorité de protection des données du pays où vous vivez ou travaillez.

Cookies

Nous utilisons les cookies et technologies similaires nécessaires au fonctionnement de PDFVelora ou à la mémorisation de vos choix, comme votre langue, et, uniquement si vous les acceptez, des cookies de mesure d'audience PostHog (voir « Statistiques d'utilisation » ci-dessus). Consultez notre politique de cookies pour la liste complète.

Enfants

PDFVelora ne s'adresse pas aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne collectons pas sciemment leurs données personnelles. Si vous pensez qu'un enfant nous a communiqué des données personnelles, contactez-nous et nous les supprimerons.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque notre service ou la loi évolue ; la date en haut de la page indique la dernière version. Nous vous informerons des modifications importantes par e-mail ou sur le site avant leur entrée en vigueur.

Contact

Pour toute question sur cette politique ou sur vos données personnelles, écrivez à pdfvelora@gmail.com ou utilisez le formulaire de contact. Vous pouvez également consulter nos conditions d'utilisation.